EDITION EPUISEE - INDISPONIBLE

SOMMAIRE GENERAL DU GUIDE ET LISTE DES OUTILS

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INTRODUCTION

Différences entre une action professionnelle et un projet

Typologie des projets et compétences sous-jacentes

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

PREMIERE PHASE  « PARAMETRAGE DU PROJET » Préparer/Concevoir
  1. L’idée du projet : genèse, enjeux et objectifs   
  2. Etat des lieux - Opportunités et diagnostic
  3. Positionnement du projet
  4. Conception du programme, ajustement et validation du commanditaire
  5. Etude de faisabilité financière du projet
  6. Etude de la faisabilité humaine et technique du projet
  7. Etude de besoins des publics

DEUXIEME PHASE  « PILOTAGE DU PROJET »          Mettre en œuvre

  1. Démarches méthodologiques et gestion du temps
  2. Besoin et recherche de partenaires professionnels
  3. Demande de subventions
  4. Recherche de sponsors et de mécènes
  5. Actions d'autofinancement du projet
  6. Préparation de sa communication
  7. Construction des outils communication du marketing direct
  8. Communication par voie de presse
  9. Communication via Internet

TROISIEME PHASE  « SUIVI, CONTROLE ET BILAN »      Evaluer 

  1. Assurer le suivi du projet
  2. Gestion des risques d’échec du projet
  3. Evaluation et optimisation du projet

CONCLUSION

Formaliser l’expérience pour transmettre le projet

Préparer la soutenance orale devant un jury d’examen

 

 INTRODUCTION

Différences entre une action professionnelle et un projet

Typologie des projets et compétences à développer

 

OUTILS PROPOSES

Schéma de la faisabilité d'un projet

Schéma de la démarche générale de projet

Tableau des compétences en management de projet

 

 

 

PREMIERE PHASE « CADRAGE DU PROJET »             Préparer/Concevoir

 

ETAPE 1 : L’IDEE DU PROJET : GENESE, ENJEUX ET OBJECTIFS

  • Trouver une idée quand on ne sait pas quoi faire

  • Argumenter son idée de projet

  • Appuyer son idée sur des statistiques

  • Définir le champ d’action de son idée

  • Formuler des objectifs et  poser une problématique

  • Définir des indicateurs d’évaluation des objectifs

OUTILS PROPOSES

   Eléments de fondement d’une idée de projet

   Répertoire des sources d’informations

 

 

ETAPE 2 : ETAT DES LIEUX, OPPORTUNITES ET DIAGNOSTIC

  • Mener une recherche documentaire efficace

  • Etablir un état des lieux - Environnement externe/interne du projet

 OUTILS PROPOSES

   Diagnostic touristique d'une commune

   Tableau comparatif de projets événementiels

   Synthèse des forces et faiblesses du commanditaire

   Diagnostic d'une Fondation pour lancer une opération sur le vin

 

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ETAPE 3 : POSITIONNEMENT DU PROJET

  • Positionner un projet  par rapport :

 - aux éditions précédentes

 - aux activités du commanditaire

 - à l'existant local

 

OUTILS PROPOSES

   Positionnement du projet par rapport aux éditions précédentes

   Positionnement du projet par rapport aux activités du commanditaire

   Positionnement du projet par rapport à l'existant local

 

 

ETAPE 4 : CONCEPTION DU PROGRAMME, AJUSTEMENT ET VALIDATION PAR LE COMMANDITAIRE

  • Chercher  des propositions autour des axes Push/Pull

  • Présenter son projet au commanditaire

  • Repérer les contraintes et ajuster le programme

  • Faire valider le projet par le commanditaire

 OUTILS PROPOSES

   Propositions PULL/PUSH d’une journée Portes Ouvertes

   Présentation synoptique du projet (méthode de Quintilien QQQOC)

   Fiche de présentation d'une idée de projet "La danse africaine"

   Tableau de validation des propositions par le commanditaire

   Prestations d'un "Forum 1er Emploi " classées selon leur faisabilité

 

 

ETAPE 5 : ETUDE DE FAISABILITE FINANCIERE DU PROJET

  • Objectifs et présentation d’un budget prévisionnel

  • Présentation budgétaire des gratuités obtenues

  • Rechercher et évaluer le coût d'un traiteur

  • Rechercher et évaluer le coût d'impression de documents (affiches, flyers, dépliants, brochures...)

  • Rechercher une salle au moindre coût (pour un concert, une exposition...)

OUTILS PROPOSES

   Présentation générale d’un budget     

   Présentation des « Produits » du budget      

   Présentation budgétaire des gratuités obtenues     

   Modèle n°1 de charges pour demander une subvention   

   Modèle n°2 de charges pour trouver des sponsors  

   Modèle n°3 de charges pour des calculs analytiques de charges 

   Formulation de besoins pour trouver un traiteur

   Tableau comparatif des devis traiteurs            

   Formulation de besoins et canaux pour trouver un imprimeur   

   Pistes de recherche d’une salle et repérage d’évaluation                       

 

 

ETAPE 6 : ETUDE DE LA FAISABILITE HUMAINE ET TECHNIQUE

  • Rechercher et gérer des bénévoles

  • Lister les besoins matériels et techniques nécessaires

OUTILS PROPOSES

   Planning des besoins en bénévoles 

   Fiche de mission sur le poste ACCUEIL  

   Fiche d’attribution des tâches (pour les bénévoles)  

   Fiche des besoins matériels nécessaires au projet  

 

 

ETAPE 7 : ETUDE DE BESOINS DES PUBLICS

  • Vérifier si le projet répond aux attentes du public

  • Comment présenter un rapport d’enquête

 OUTILS PROPOSES

   « Faire découvrir une ville » : critères de segmentation

   Qualités d’un bon questionnaire pour inciter les enquêtés à répondre

   Questionnaire d’enquête « Vos vacances à la montagne »   

   Questionnaire d’enquête sur les visiteurs du salon « L’Anjou à Paris »

   Questionnaire de satisfaction sur une visite touristique   

   Visuel d'un rapport d’enquête sur le salon « L’Anjou à Paris »

    

 

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DEUXIEME PHASE  « PILOTAGE DU PROJET »            Mettre en œuvre

 

ETAPE 8 : DEMARCHES METHODOLOGIQUES ET GESTION DU TEMPS 

  • Bâtir un plan global d’action et évaluer la durée des missions

  • Répartir les responsabilités dans l’équipe de projet

  • Dérouler les tâches opérationnelles dans le temps

  • Contrôler l’ensemble des tâches à réaliser

  • Présenter schématiquement une démarche méthodologique pour :

    •     Créer un site Internet

    •     Concevoir une brochure

    •     Trouver des sponsors

    •     Organiser une foire médiévale

    •     Organiser une exposition musicale

    •     Construire une visite touristique

OUTILS PROPOSES

   Répartition des responsabilités dans l’organisation d’un concert  

   Rétroplannings de déroulement des étapes d’un projet  

   Réseau PERT du déroulement d’un projet          

   Présentation d’une liste de tâches (check-list)  

   Fiche de mode opératoire     

   Schéma méthodologique de la démarche de création d’un site Web

   Liste des tâches de la démarche de conception d’une brochure     

   Schéma méthodologique de la démarche de sponsoring         

   Démarche méthodologique d’organisation d’une foire médiévale 

   Liste des tâches d’organisation d’une exposition musicale      

   Démarche méthodologique de construction d’une visite touristique

   Cadre technique de la visite touristique d’un grand château 

 

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ETAPE 9 : BESOIN ET RECHERCHE DE PARTENAIRES PROFESSIONNELS

  • Repérer les acteurs et les ressources locales

  • Construire une base de données « Acteurs du projet »

  • Présenter son projet : fiche et/ou dossier

  • Gérer les contacts et  les relances des partenaires potentiels

  • Formaliser les relations par un cahier des charges

OUTILS PROPOSES

   Acteurs à cibler pour organiser une fête médiévale communale

   Ciblage des partenaires professionnels d’un forum 1er Emploi

   Base de données des partenaires professionnels

   Contenu du dossier de présentation du projet aux partenaires et acteurs locaux

   Fiche de contact et tableau du suivi des  relances

   Plan d’élaboration d’un cahier des charges fonctionnel

 

 

ETAPE 10 : DEMANDE DE SUBVENTIONS

  • Réunir les conditions d’obtention d’une subvention

  • Solliciter les collectivités territoriales et les administrations

  • Comment remplir un dossier de demande de subventions

 OUTILS PROPOSES

   Tableau calendaire pour solliciter une subvention

   Formulaires en ligne d’une demande de subvention

 

 

ETAPE 11 : RECHERCHE DE SPONSORS ET DE MECENES

  • Différencier le mécénat du sponsoring (parrainage)

  • A qui s'adresser ? Comment choisir des cibles ? Et trouver des arguments  ?

  • Concevoir un dossier-sponsor : un fond argumenté

  • Présenter un dossier-sponsor : accrocher sur la forme

  • Remercier ses sponsors : la lettre de remerciement

OUTILS PROPOSES

   Tableau comparatif entre un mécène et un sponsor

   Fiche de suivi sponsoring auprès de commerçants

   Argumentation pour séduire les PME locales

   Préparer son argumentaire pour démarcher les PME

   Dix contreparties à proposer au sponsor

   Privilégier le sponsoring en nature

   Présentation d’un dossier-sponsor

   Tarification à proposer pour des encarts publicitaires

   Modèle de lettre-contrat de partenariat financier

 

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ETAPE 12 : ACTIONS D'AUTOFINANCEMENT DU PROJET 

  • Gérer une billetterie d’entrées payantes sur un évènement

  • Vendre des programmes ou des brochures avec espaces publicitaires

  • Concevoir et vendre un calendrier avec la collaboration des écoles

  • Organiser une buvette temporaire sur un évènement

  • Créer des ateliers thématiques sur une manifestation  à entrée libre

  • Proposer des animations commerciales pour des enseignes locales

  • Vendre des produits accessoires : quatre options stratégiques

  • Organiser et gérer une loterie/tombola

  • Recourir à des jeux de grattage clés en mains

 OUTILS PROPOSES

   Composition légale d’un billet d’entrée

   Calcul d’un prix d’entrée sur un évènement

   Règlementation d’une buvette temporaire

   Options pour tenir un stand de produits accessoires à vendre

   Règles de conception d’un billet de tombola/loterie

  Vente de jeux à gratter clés-en-main

 

 

ETAPE 13 : PREPARATION DE SA COMMUNICATION

  • Donner une identité visuelle au projet, la charte graphique

  • Choisir des moyens de communication adaptés et efficaces

  • Monter un plan media du projet

 OUTILS PROPOSES

   Tableau des valeurs des signes d’un logo

   Les couleurs parlent ! (codes des couleurs d’une charte graphique)

   Moyens de communication à utiliser : techniques et supports

   Tableau de comparaison des moyens de communication

   Sept  raisons pour communiquer via Internet

   Modèle d’un plan de communication

   Critères de choix d’un moyen de communication

 

 

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ETAPE 14 : CONSTRUCTION DES  OUTILS COMMUNICATION DU MARKETING DIRECT

 

CONSTRUIRE DES SUPPORTS PERSONNALISES DE COMMUNICATION

  • La lettre d’information ou d’invitation en mailing postal et ses pièces jointes

  • L’e-card pour un e. mailing (ou publipostage par Internet)

  OUTILS PROPOSES

   Utilisation des supports de communication selon objectifs

   Règles de construction d’une base de données « Publics »

   Papiers et modes d’impression de supports d’un envoi postal

   Exemple de lettre d’invitation d’un public indirect (forum 1er Emploi) + PJ  - Forum 1er Emploi

   Exemples d’invitation en 3 volets sans enveloppe  et d’un carton d’invitation

   Imprimé-réponse à remplir par des professionnels sollicités pour un forum

   Exemple d'une invitation 3 volets à envoyer sans enveloppe

   Résumé de la Loi pour la Confiance sur l’Economie Numérique (LCEN)

   Modèle Word de courrier électronique

   Comparaison entre un e-mailing et un publipostage postal

   Modèle d’une e-card pour trouver des professionnels

  

CONSTRUIRE DES SUPPORTS LOCALISES DE COMMUNICATION GLOBALE

  • Prospectus et tracts (flyers)

  • Le dépliant

  • L’affiche en vitrine

  • La brochure du programme

 OUTILS PROPOSES

   Tableau de comparaison des supports  de communication globale localisée

   Conception et diffusion d’un tract ou d’un prospectus

   Comment ordonnancer l’information sur un dépliant 3 volets

   Cinq règles pour construire une affiche

   Tarifs d’impression pour des dépliants,  flyers et affiches 

   Tableau des critères d’analyse critique d’une brochure d'information

   Chemin de fer d’une brochure

   Réglementation des droits d’auteur à acquitter

  

 

ETAPE 15 : LES OUTILS DE COMMUNICATION PAR VOIE DE PRESSE

  • Envoyer un communiqué ou  un dossier de presse ?

  • Comment construire un fichier Presse

  • Rédiger un communiqué de presse

  • Publier gratuitement un communiqué de presse on line

  • Diffuser un communiqué à la presse écrite

  • Rédiger un dossier de presse

  • Assurer un suivi Presse

 OUTILS PROPOSES

   Comparaison entre un communiqué et un dossier de presse

   Les champs d’une base de données Presse

   Recourir aux annuaires Presse en ligne

   Grille QQQOC d’un communiqué de presse

   Exemples de publication presse gratuite on line

   Calendrier d’envoi d’un communiqué de presse

   Communiqué de presse d’une exposition-musicale "Balade en violon"

   Modèle de communiqué de presse « La semaine du Goût »

   Structure d'un dossier de presse-type

   Modèle de lettre d’accompagnement d’un dossier de presse

   Fichier de suivi de presse

 

 

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ETAPE 16 : LES OUTILS DE COMMUNICATION VIA INTERNET

  • Quatre vecteurs pour être visible sur le net

  • Créer le site du projet : arborescence et réalisation

  • Mettre en ligne un site : hébergement et référencement

 OUTILS PROPOSES

   Critères qualitatifs d'évaluation d'un site Internet

   Schéma des étapes de la création d’un site Internet

   Modèle d’arborescence d’un site de projet

   Réglementation des fichiers informatisés sur le net

   Aides gratuites ou payantes pour créer et développer un site

   Sites de traduction multilingue gratuits en ligne

   Recherche d'antériorités d'un nom de domaine

   Comment choisir un hébergeur et mesurer l’audience d’un site

   Coût d’un référencement et de services additionnels

 

 

 

TROISIEME PHASE « SUIVI, CONTROLE ET BILAN »              Evaluer

 

ETAPE 17 :  SUIVI DU PROJET

  • Suivi réglementaire : autorisations, sécurité et assurances

  • Suivi des écarts prévisions/réalisations

 

OUTILS PROPOSES

   Tableau des personnes à consulter pour la validation du projet

   Autorisations à demander pour utiliser un domaine public/privé

   Modèles de lettres à la préfecture et aux assurances

   Types d’assurances à souscrire

   Modèle de rapport d’avancement à rédiger

   Tableau d’analyse des écarts sur objectifs et des écarts-temps

   Tableau du suivi financier

  

 

 

 

ETAPE 18 : GESTION DES RISQUES D’ECHEC DU PROJET

  • Introduction aux risques et identification

  • Analyser les risques par la technique de l’arbre des défaillances

  • Estimer la criticité des risques

  • Surveiller et traiter les risques

 OUTILS PROPOSES

   Schéma général du management des risques du projet

   Tableau de suivi risques et actions palliatives

   Méthodologie de construction d’un arbre de défaillance

   Grille de criticité des risques

   Fiche-incident de traitement d’un risque

 

 

ETAPE 19 : EVALUATION ET OPTIMISATION DU PROJET

  • Objectifs de l’évaluation d’un projet

  • Rassembler les informations et les documents

  • Analyser les difficultés rencontrées : trois outils d’évaluation

  • Rechercher les causes d’un problème

  • Proposer des solutions d’optimisation en vue de poursuivre le projet

 OUTILS PROPOSES

   Tableau de relevé des difficultés rencontrées

   Classification des causes sur les 5M du diagramme Ishikawa

   Présentation d’un diagramme Ishikawa, 5 causes pour un effet

   Tableau d’analyse de solutions aux problèmes rencontrés

   Critères de sélection d’une solution

 

 

 

CONCLUSION

  • Formaliser l’expérience pour transmettre le projet

  • Préparer la soutenance orale du projet devant un jury

 OUTILS PROPOSES

 Guide de transférabilité du projet

 Organisation du monologue de soutenance orale

 Supports de démonstration des compétences exigées à l’examen

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